Система оформления счетов
Самым удобным временем для получения исчёрпывающей информации, необходимой для выписывания счёта, является первичный приём. Ниже приведён перечень информации, которую должен получить регистратор, однако большая часть этой информации оказывается полезной лишь тогда, когда пациент переезжает, меняет номер телефона или же пытается укрыться от кредиторов:
- номер удостоверения социального обеспечения;
- номер водительского удостоверения;
- данные человека, имеющего отношения к пациенту;
- служебный адрес и номер телефона, род занятий;
- номер телефона для связи в чрезвычайной ситуации;
- служебный адрес и номер телефона супруга (супруги) и род занятий;
- имена и номера телефонов ближайших друзей и родственников, живущих отдельно от пациента;
- информация о медицинской страховке (все полисы).
Необходимо периодически (примерно раз в год) проверять эту информацию на случай каких-либо изменений. В некоторых практиках у пациентов спрашивают номера телефона и изменения в адресе или страховке каждый раз во время записи на приём; номера телефонов регистрируются в книге записи на приём к врачу, а информация, Касающаяся оформления счетов, обновляется во время назначенного визита.
Датировки активных депозитных счетов должны быть чётко определены, то есть счета должны быть рассортированы на группы: те, что не были оплачены в течение последних 30, 60, 90 и 120 дней. Подобное деление счетов по группа позволяет составить стандартный график получения платежей. На карточке записывают отправленные письма, телефонные запросы, ответы пациента — всё помогает сотрудникам офиса проследить «судьбу» просроченных счетов. Кроме того, определение срока давности счёта позволяет надёжно подсчитать общую сумму дебиторской задолженности. Например, предъявленный к оплате счёт в 10 тысяч долларов при условии оплаты в первые дни мог бы дать прибыль в 8000 долларов, а может даже не покрыть издержек на длительную историю с выписыванием счёта.
Между тем, не следует брать проценты с просроченных счетов. Большинство врачей считает это неэтичным и непрофессиональным, а возникающая при этом неприязнь превосходит любые преимущества и выгоды.
| Мероприятия | Сроки (в днях) |
|---|---|
| Первичная квитанция | 0 |
| Вторая квитанция | 30 |
| Телефонный звонок (задать вопрос о финансовых осложнениях, проблемах со счётом, недовольстве обслуживанием) | 45 |
| Третья квитанция | 60 |
| Телефонный звонок (проявить настойчивость, получить обещание оплатить счёт в конкретный день) | 75 |
| Четвёртая квитанция | 90 |
| Направление документов в агентство по кредиту (службу по сбору задолженности), адвокату или же списывание счёта как безнадёжного долга | 120 |
График получения оплаты, который вы разработали со своим бухгалтером, должен стать одной из главных функций ваших сотрудников. Чем индивидуальнее ваш подход, тем больше шансов получить плату. Можно написать пациентам «личные» письма с продуманными формулировками. Однако у большинства людей, не оплативших счёт в течение 30-45 дней после того, как он был выписан, как правило, много других долгов и не только врачам. Неуплата после трёх месяцев означает, что скорее всего счёт не будет оплачен вообще, плюс ваши затраты на фактурирование и потери из инфляции. Ярлыки-уведомления и письменные извещения могут игнорироваться, официальные письма и письма личного характера — более удачны, но, безусловно, телефонные звонки дают лучшие результаты.
Телефонные звонки, требующие уплаты, — трудная и зачастую неприятная задача для ваших служащих. Специальная подготовка, умение сыграть роль, ваша поддержка и одобрение помогут им лучше справиться с этой работой. Они должны быть очень обходительны, но при этом настойчивы, и всегда должны стараться «вытянуть» обещание у пациента оплатить счёт в конкретный день. Вы можете написать некий текст для ваших сотрудников, по крайне мере, в первое время, пока они не почувствуют себя уверенно.
Конечно, очень важно быть осмотрительным и тактичным. Настойчивое требование уплаты долга от разгневанного пациента — прекрасный способ испортить собственную репутацию или же спровоцировать неприятное судебное разбирательство, к том же вы, безусловно, не хотите обидеть пациента, который намерен заплатить.
Телефонным звонком ваш сотрудник должен добиться получения информации о том, доволен ли пациент полученным медицинским обслуживанием; решить проблемы, касающиеся счетов и личного недопонимания; получить обещание от пациента оплатить счёт. Когда пациент говорит, что заплатит в определённый день, ваш сотрудник должен повторить названную дату и записать её в хранящейся карточке просроченного счёта. Если обещанный платёж не поступает, ваш работник обязан довести дело до конца.
Сотрудник вашего офиса не должен действовать так, будто является вашим личным агентом. Он должен разговаривать по телефону как лицо, которому вы поручили отвечать за фактуры. Если у пациента есть жалобы на медицинское обслуживание, сотрудник не должен высказывать своего мнения, вместо этого он обязан пообещать пациенту разобраться, проверить жалобу и перезвонить пациенту.
| ...назад | -67- | далее... |
