Сотрудники вашей практики должны ежедневно подводить баланс дневной ведомости, согласовывать все несоответствия, каждый день помещать на депозит дневную выручку, не допускать никаких замазок или подчисток в документах. Все квитанции должны быть пронумерованы и за каждую следует отчитаться.
Контроль за наличностью
Сложнее всего проследить прохождение наличных денег и чеков наличного расчёта, а эти средства больше всего подвержены расхищению, поэтому именно с ними следует вести особо тщательную бухгалтерию.
Один из врачей практики должен отвечать за подписание всех чеков. Каждый чек должен быть полностью заполнен (желательно машинописно) и прикреплён к инвойсу (счёту-фактуре) или же к карточке бухгалтерского учёта в случае возвращения денег пациенту. Наличие трёх копий чеков с карточкой бухгалтерского учёта существенно ужесточает систему.
Ни один из служащих не должен единолично отвечать за наличные деньги. Политикой кабинета должна стать система перекрёстного контроля. Сделайте так, чтобы регистрировали оплату, вносили деньги на депозит и выписывали чеки разные люди, производите ротацию обязанностей.
Бухгалтерская ревизия
Официальные бухгалтерские ревизии должны восприниматься как событие. Бухгалтер, требуя данные и записи, а на самом деле не намереваясь проверять их, может подвигнуть человека на признание или, по крайней мере, устрашить потенциального растратчика.
Неофициальные бухгалтерские ревизии, ставшие возможным благодаря системе пегборда или компьютерного фактурирования, более эффективны в плане предотвращения или же выявления многих способов мелкой растраты. Все имена и суммы на корешках чеков по оплате услуг должны соответствовать данным ведомости за конкретный день. Для эффективности неофициальные бухгалтерские проверки следует проводить скрытно, регулярно, каждый месяц, но по разным дням.
Страхование
Большинство врачей задумывается о страховании в личном плане, то есть в плане допущения врачебной ошибки, страхования жизни или по нетрудоспособности. Бизнесмен же рассматривает различные виды страхования, необходимые при функционировании бизнеса, как часть обычных производственных расходов, а также как некую защиту от неудачи.
Страхование от финансовых потерь, связанных со злоупотреблением служащих компании, — это дорогостоящий способ поощрения честности и выявления ущерба в случае растраты. Страховая компания, страхующая вас от потерь, в судебном порядке предъявит иск нечестному служащему, что в значительной степени будет напоминать действия страховой компании по автотранспорту, которая пытается принудить виновную в несчастном случае сторону возместить расходы.
Данный способ удерживает от растраты, поскольку ваши служащие не могут полагаться на вашу снисходительность или же какие-то личные с вами отношения, если будут уличены в растрате. Вы обязаны будете доложить о факте растраты, в противном случае вы лишитесь страховки, а это означает, что вы не можете просто тихо уволить служащего. Служащие могут возмущаться процедурой подписания страхового обязательства как фактом, ставящим под сомнение их честность и неподкупность, но если подписание обязательства представить как обычное формальное требование вашего адвоката и бухгалтера, то эту процедур воспринимают нормально.
Собственная осведомлённость
Если вы или ваша медицинская сестра вскрываете всю почту, если вы подписываете все чеки, то, просматривая инвойсы, вы получаете представление о притоке и оттоке наличных денег. Случайный взгляд и один-два конкретных вопроса дадут всем понять, что вы держите руку на пульсе своего бизнеса.
Если вы подозреваете растрату, вызовите бухгалтера и юриста. Не обвиняйте никого из служащих конкретно и не обсуждайте проблему с другими сотрудниками. Обратитесь в свою страховую компанию, страхующую от финансовых потерь в связи со злоупотреблением финансовых обязательств, или же, если таковые обязательства подписаны не были, проведите бухгалтерскую проверку. В результате несвоевременной конфронтации с подозреваемым служащим вы можете оказаться в неудобном положении или же начать судебное разбирательство по ложному обвинению.
| ...назад | -59- | далее... |
