Порядок подшивки и хранения медицинских карт
Разделители
Медицинская карта должна снабжаться разделителями для систематизации информации по её типу. Первичный анамнез и данные физикального осмотра, лабораторные анализы и данные инструментальных исследований, перечень проблем, письма и обращения, данные ежегодной диспансеризации, выписные эпикризы из стационаров — всё это следует систематизировать, чтобы обеспечить поиск конкретной информации.
Два-три разделителя на медицинскую карту достаточны, поскольку многие бланки с результатами обследований или анализов могут логически следовать друг за другом (например, сначала лабораторные данные, затем инструментальные исследования и перечень патологий; все они могут помещаться в одном разделе). Медицинские карты тяжёлых больных могут требовать большего числа разделителей.
Время и затраты на поиски одной затерявшейся карты окупят издержки на 50 или 100 готовых книжек для медицинских карт. При любой системе подшивки и хранения данных самым дорогостоящим является поиск и систематизация данных. Система цветовых кодов представляется насущной необходимостью.
Индивидуально практикующий врач пользуется алфавитной системой, а вот групповые практики, хранящие медицинские карты в одном месте, должны серьёзно рассмотреть вопрос об использовании цифровой системы подшивки и хранения, что ускоряет процесс подшивки данных и исключает недоразумения, связанные с наличием пациентов с одинаковыми именами (например, три Джона Смита). Количественный предел эффективности использования цифровой системы хранения медицинских карт — 5000 медицинских карт на трёх врачей.
Использования разделителей позволяет разбивать массу медицинских карт на секции, которыми можно манипулировать. Разделители делаются из жёсткого, прочного материала, их можно переставлять они должны выступать, чтобы на этой выступающей части иметь указатели. Не скупитесь на разделители (их должно быть хотя бы по одному на каждые 25 карт).
Каждый раз, когда вы вынимаете с полки медицинскую карту, на её место следует поставить пластиковый указатель. Если карту затребовал другой врач вашей групповой практики, его секретарь обязан сделать на указателе отметку, куда направлена карта. Подумайте о стоимости пластикового указателя и неприятностях, сопряжённых с потерей медицинской карты.
Время, затраченное на систематизацию медицинских карт, увеличивается по мере увеличения их количества. Медицинских карты покойных или выбывших пациентов должны изыматься из действующего архива и переводиться в архив спустя несколько недель с момента извещения. Устаревшая система хранения предполагала передачу медицинских карт в архив, Если пациенты не появлялись в течение 3-5 лет. Такие карты можно хранить (но не уничтожать) без особых издержек. Хранить медицинские карты умерших пациентов следует в течение семи лет, остальных пациентов — постоянно.
Простейшим способом указания срока хранения карты является приклеивание яркого ярлыка с пометкой года на внешнем корешке карты. На ярлыке проставляется год первичного визита пациента. Если по истечении трёх лет карту ни разу не востребуют, её убирают в архив.
Финансовая информация
Не исключено, что может возникнуть соблазн включить информацию об оплате счетов за предоставляемые медицинские услуги в медицинскую карту (оплаченные, просроченные счета, уведомления об оплате). Такая система потребует вполовину большего количества самих медицинских карт, увеличения их объёма по сравнению с наличием отдельного финансового файла. Тем не менее, существуют веские доводы в пользу раздельных систем регистрации историй болезни и финансовых документов:
- Если вы затребовали к себе медицинскую карту, а причин для этого много, и держите её у себя в течение недели, персонал, отвечающий за ведение счетов, не имеет доступа к данной карте и не может подшить в неё почтовые извещения об уплате или же проверить счёт пациента.
- Многие не имеющие отношения к лечебному процессу лица проверяют информацию по счетам. Им нет нужды знакомиться с личными данными пациента медицинского характера. Аудиторы и канцелярские клерки, занимающие счетами могут получить доступ к клинической информации, что нарушило бы конфиденциальность истории болезни пациента.
- Толстые медицинские карты неудобны в использовании и имеют тенденцию распадаться. Информация, касающаяся счетов, зачастую занимает столько же места, сколько сами медицинские записи.
- Медицинские карты могут затеряться; потеря медицинской карты создаёт большие неудобства, потеря же финансовой информации может дорого вам стоить в прямом смысле этого слова. Если карты содержат комбинированную информацию, то комплексными окажутся и проблемы в связи с их потерей.
| ...назад | -79- | далее... |
